التواصل هو محرك إدارة المشروع. إنها قوة تدفع العملية برمتها إلى الأمام ولا تتوقف أبدًا عن الحركة. مع تطور العالم ، تتطور أيضًا الطريقة التي نتواصل بها مع فرقنا وعملائنا ومقاولينا من الباطن. حتى الأدوات والأساليب التي تسهل هذه الأنشطة تتغير باستمرار وتعيد ابتكار نفسها.
اليوم ، نواجه تحديات مثل التشتت الجغرافي لفرق المشروع وأصحاب المصلحة ، لذلك من الضروري لمديري المشاريع البقاء على اطلاع دائم ومعرفة أفضل الموارد المتاحة للحفاظ على التواصل السلس بين جميع أعضاء فريق المشروع.
 |
| استخدام وسائل التواصل الاجتماعي في إدارة المشاريع |
بهذا المعنى ، أنا أعتبر وسائل التواصل الاجتماعي أفضل حليف لمدير المشروع لأنها توفر العديد من الأدوات لتحسين كفاءة المشاريع بحيث يمكن إكمالها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. لكن ماذا أعني حقًا عندما أقول "وسائل التواصل الاجتماعي"؟
ربما تعتقد أنني أشير إلى المنصات الشهيرة مثل Facebook أو Instagram أو Twitter ، لكن هذا ليس دقيقًا تمامًا. وفقًا لـ Merriam-Webster ، بحكم التعريف ، تمثل الوسائط الاجتماعية جميع "أشكال الاتصال الإلكتروني (مثل مواقع الويب الخاصة بالشبكات الاجتماعية والمدونات الصغيرة) التي ينشئ المستخدمون من خلالها مجتمعات عبر الإنترنت لمشاركة المعلومات والأفكار والرسائل الشخصية والمحتويات الأخرى (مثل أشرطة فيديو)." من وجهة نظري ، يشمل هذا أيضًا منصات الاتصال التي يمكن الاستفادة منها عند إدارة المشروع.
فيما يلي خمسة مجالات أوصي فيها باستخدام منصة اتصالات لإدارة المشروع:
1. الاتصال: كما ذكرنا سابقًا ، من الأساسي لمدير المشروع تطوير مهارات الاتصال المتميزة لأن ذلك سيحدد في الغالب نجاح أو فشل المشروع. من أجل تسهيل هذا النجاح ، تقدم برامج وسائل التواصل الاجتماعي منصات مختلفة تمكن المديرين من السيطرة ومشاركة المعلومات المهمة بسرعة ، مثل المواعيد النهائية والملفات الأساسية واجتماعات صنع القرار وتقارير التقدم وما إلى ذلك.
هذه المعلومات تبقي الفرق على اطلاع دائم ومتحمسة لإنجازاتهم. كما أنه يساعد على تحسين وتسريع الاتصال بين أعضاء الفريق حتى يتمكنوا من الاتصال ببعضهم البعض على الفور عند الضرورة. فائدة رئيسية أخرى هي أن وسائل التواصل الاجتماعي تسمح لمديري المشاريع بالتعامل الفوري مع أي طارئ قد يواجهونه أثناء العملية ، بالإضافة إلى الحصول على استجابة سريعة مع عملائهم ، والتي تعد جزءًا أساسيًا من المشروع.
2. التعاون: في الوقت الحاضر ، يتم توزيع فرق المشروع في مواقع مختلفة في جميع أنحاء العالم. على الرغم من أنها فعالة من حيث الوقت والتكلفة ، إلا أن هذه الحقيقة تضيف تعقيدًا إلى العملية لأنها تزيد من صعوبة تحقيق التعاون الفعال بين جميع الأطراف المعنية. لحسن الحظ ، هناك بعض أدوات الوسائط الاجتماعية التي ساعدت في التغلب على تلك الصعوبات من خلال السماح لأعضاء الفريق بالاتصال في الوقت الفعلي من خلال ، على سبيل المثال ، الاجتماعات الافتراضية ومنصات الفيديو والرسائل الفورية. تشمل بعض الخيارات Zoom و Google Meetings و Skype و YouTube و Vimeo و WeChat و WhatsApp و Google Hangouts ، على سبيل المثال لا الحصر.
احتلت الافتراضية مكانًا في حياة الناس بحيث أصبح الاتصال على مدار الساعة للتفاعل مع الآخرين أمرًا طبيعيًا. يفيد ذلك إدارة المشروع لأنه يمكن أن يساهم في بناء الفريق عن بُعد وتعزيز تماسك الفريق ، والذي وجدته يمكن أن يساعد في تحسين المشاركة والتزام أعضاء الفريق بالمشروع. ومع ذلك ، من المهم وضع بعض الحدود الصحية والجداول الزمنية للبرنامج لتكون أكثر تنظيماً ولتقليل التوتر.
3. إدارة المعرفة: تمنح وسائل التواصل الاجتماعي أعضاء فريق المشروع القدرة على مشاركة معارفهم وخبراتهم وآرائهم حول المشروع بسهولة. تعتبر أنشطة إدارة المعرفة مهمة جدًا ومثرية للمجال لأنها تتطلب مشاركة نشطة من جميع الأشخاص المشاركين في المشروع. وهذا يعني أنه سيتم توفير المزيد من المعلومات من أجل فهم وإدارة مراحل المشروع المختلفة بشكل أفضل. نتيجة لذلك ، عندما يحتاج شخص ما إلى توضيح شك ، سيكون بإمكانه الوصول إلى كل تلك الدروس المخزنة ، والتي يمكن أن تساعد في تقليل المخاطر وتحسين جودة المشروع في نهاية المطاف.
4. بناء الشبكات: لا تسمح وسائل التواصل الاجتماعي لأعضاء فريق المشروع بالتفاعل مع بعضهم البعض فحسب ، بل إنها تساعد أيضًا المهنيين على الوصول إلى جمهور أوسع وأن يصبحوا مرئيين في عالم الشركات من خلال بناء شبكات مع أقرانهم من جميع أنحاء العالم. LinkedIn هي واحدة من أكثر المنصات شعبية للقيام بذلك ؛ هناك ، يشارك الأشخاص الذين ينتمون إلى مجالات عمل مختلفة النصائح والأفكار والمعلومات والمعرفة والإنجازات وما إلى ذلك. إنها طريقة جيدة للتواصل مع الزملاء الآخرين وأداة مفيدة بشكل خاص للترويج لعملك أيضًا.
5. التواجد عبر الإنترنت: في هذا المجال ، يتمثل الهدف الرئيسي في خلق حضور طويل الأمد على محركات البحث وعلى الويب بشكل عام من خلال تصميم وبناء موقع ويب أو مدونة مقنعة. ستكون وسائل التواصل الاجتماعي هي المكان المناسب لك لإطلاق حملات تسويقية مختلفة والترويج لمشروعك أو منتجك. يمكن أن يساعدك ذلك في الوصول إلى المزيد من العملاء ، فضلاً عن جذب انتباه بعض المديرين التنفيذيين والأشخاص الذين يبحثون عن فرصة للاستثمار.
ابد
أعتقد أن وسائل التواصل الاجتماعي موجودة لتبقى ، وكمديرين للمشروع ، من المهم أن نستخدمها بفعالية طوال دورة حياة المشروع. لا يمكن استخدام جميع وسائل التواصل الاجتماعي بشكل فعال لإدارة المشاريع. على سبيل المثال ، يمكن مشاركة الدروس المستفادة في منصة وسائط اجتماعية تتيح لنا أن نكون جزءًا من مناقشة أو مجموعة منتدى (على سبيل المثال ، مجموعات LinkedIn). من خلال القيام بذلك ، بصفتك مدير مشروع ، فإنك تتعاون مع مديري مشاريع آخرين بالإضافة إلى زيادة شبكتك.
أيضًا ، عند مشاركة الملفات ، تتم خلال الدورة الكاملة للمشروع ، فمن المحتمل أن تكون أداة اجتماعية تعاونية مثل محرر مستندات Google أفضل بكثير من شيء مثل WhatsApp لأنه سيسمح لك بالحفاظ على ملفاتك منظمة ، وكذلك إطلاع الفريق بشكل أفضل على حالة المشروع.
كما ترى ، فإن وسائل التواصل الاجتماعي لديها الكثير لتقدمه لأولئك الذين يتنقلون في المياه الهائجة لإدارة المشاريع. تذكر أنه من الضروري أن يتم تحديثك بأحدث الأدوات التي توفرها لنا التكنولوجيا. امنحهم فرصة. لن تندم.
إرسال تعليق